Upravljanje s časom v projektnem managementu

Kako učinkovito upravljamo s časom?

V projektnem managementu je časovna komponenta ena izmed ključnih parametrov, ki vpliva na to ali je projekt ob zaključku ocenjen pozitivno ali mogoče celo negativno. Oz. ta fizikalna veličina ima, če se izrazim drugače, zelo pomembno vlogo pri načrtovanju in vodenju projektov. Nenazadnje tudi na KPI parametre (na t.i. ključne kazalnike uspešnosti), s katerimi projekte merimo, ocenjujemo in na osnovi katerih se tudi odločamo za nadaljnje korake (v okviru trenutnega ali načrtovanega projekta).

V zvezi s tem v projektnem managementu vedno (vendar glede na zahtevnost projekta različno obsežno) bolj ali manj upravljamo z naslednjimi kategorijami, kot npr.:

• s pogodbenim rokom za zaključek projekta (torej rokom, ki je pogodbeno določen),
• z dejanskim rokom zaključka (ki nam izboljšuje načrtovanje izvajanja novih podobnih projektov),
• z načrtovanim številom ur, dni ali mesecev za izvedbo razvojnih in drugih storitev, katere so potrebne, da storitveni oz. razvojni projekt pripeljemo do zaključne faze in do predaje naročniku npr. v fazo izvajanja vzdrževalnih storitev ter
• z dejanskim številom ur, dni ali mesecev, kot navedeno v predhodni alineji, da so vse načrtovane aktivnosti tudi dejansko zaključene, izvedene funkcionalnosti oz. storitve pa preverjene in s strani naročnika prevzete.

Poleg navedenih parametrov poznamo še nekaj drugih časovno povezanih kategorij, ki se nanašajo na  obremenjenost posameznikov, skupin oz. timov v določenih tedenskih ali mesečnih obdobjih ipd. Ker smo sedaj ravno v času planiranja letnih dopustov, nekateri »srečneži« pa celo že na zasluženem oddihu, ima ta kategorija zelo pomembno vlogo tudi pri načrtovanju in izvajanju aktivnosti in projektni menedžment kot tak.

Skratka poleg tehnološko, procesnih, vsebinskih in drugih kompetenc, ki jih moramo upoštevati v različnih fazah projekta in so pomembne za uspešen zaključek projekta, predstavlja časovna komponenta tisto kategorijo, ki je za končno uspešnost projekta ena izmed najbolj relevantnih.

Pred kratkim sem naletel na zanimiv zapis (na tej strani), kjer je na poljuden način predstavljeno upravljanje z omenjeno kategorijo, torej upravljanje s časom v cilju doseganja večje učinkovitosti. Sem eden izmed tistih, ki imamo rano uro za zlato uro, zato ključne dnevne naloge v smislu projektnega managementa načrtujem za ta del dneva. Kljub temu, da prihajam iz IT / IKT panoge, menim da je motečih dejavnikov preko različnih elektronskih naprav in aplikacij bistveno preveč, da bi lahko posamezne naloge izvedli tako učinkovito, kot bi jih sicer. Zato se z avtorjem strinjam tudi s tem, da imamo za izvedbo npr. telefonskih pogovorov po možnosti natančno določen časovni termin, oz. mobilnega telefona v določenih dnevnih terminih praktično ne uporabljamo, če želimo maksimalno izkoristiti čas za izvedbo zadane naloge.

V podjetju Inden, ki je projektno usmerjeno in IT storitveno podjetje, se zavedamo pomembnosti obravnavane kategorije v projektnem managementu, sploh na področju IT projektov. Vse morebitne spremembe, s katerimi se v času izvajanja posameznega projekta tudi lahko soočamo, pa z naročnikom pravočasno uskladimo in dogovorimo.

Radoš Lipičar, vodja projektov