Document Center

Inteligentno upravljanje – iqs DC osigurava da uvijek radite s najnovijim dokumentima.

Upravljanje vašim podacima

Svaka procedura tvrtke generira novu dokumentaciju, a što je složeniji zadatak ili postupak postaje, više će podataka biti stvoreno, da ne spominjemo pisanu korespondenciju, crteže, slike i video zapise. Svi pojedinačni dokumenti moraju biti smisleno upravljani, arhivirani i slobodno dostupni za preuzimanje u cijeloj tvrtki. To je točan proces kojim iqs Document Center (DC) upravlja s tri građevna bloka.

Skladištenje i puštanje

Dokumenti se skeniraju ili uvezu iz Explorera preko povlačenja i ispuštanja. Kako bi se olakšalo pronalaženje dokumenata, može se definirati kontekst informacija. Svaka datoteka prolazi kroz proces izdavanja gdje su postavljene unaprijed definirane klasifikacije i kriteriji. Zaposlenici mogu pretraživati, pregledavati ili ispisivati dokumente putem Intranet preglednika.

Dohvaćanje dokumenta

Pohranjene datoteke s podacima mogu se lako dohvatiti različitim kriterijima pretraživanja: u strukturi stabla, po imenu, atributu, kontekstu ili opisu, grafičkoj navigaciji, pretraživanju cijelog teksta i pretraživanju sličnosti. To osigurava da se ništa ne izgubi.

Zaštićeno od čitanja i valjanost

Svi dokumenti, koji se mogu ispisati, automatski se pretvaraju u PDF format u pozadini. Na taj se način čuvaju izvorni formati datoteka dokumenta i stoga ispunjava zakonske zahtjeve za digitalnu arhivu. Svaki dokument je jedinstven i stoga postoji samo jednom u sustavu za pohranu podataka – međutim, povezivanjem dokumenata dokument se može istodobno preuzeti iz različitih mapa. Ako se dokument promijeni, te će promjene automatski biti vidljive svim gledateljima. Ovaj proces eliminira tipične probleme u vezi s različitim verzijama dokumenata jer će dokument uvijek biti ažuran; može se pristupiti i spremljenoj povijesti pojedinih verzija.

Funkcije

• Tri elementa za učinkovitu administraciju dokumenata, Intranet preglednik, moduli za pohranu i izdavanje
• Grafičko sučelje specifično za tvrtku, za brz pristup dokumentima
• Integrirani tijek rada omogućuje učinkovit proces objavljivanja i informiranja s funkcijom podsjetnika za sve uključene strane
• Automatska poruka e-pošte predefiniranim osobama ili podskupinama, označavajući promjene unutar mape dokumenata
• Pretraživanje sličnih ili srodnih dokumenata omogućuje brz pristup verzijama
• Konverzija dokumenata u PDF-format za pohranu; zadržavanje izvorne datoteke
• Jednostavan oporavak dokumenata putem različitih metoda pretraživanja: struktura stabla, pretraživanje naslova i ključnih riječi, pretraživanje cijelog teksta, pretraživanje objekata, grafička navigacija itd.
• Izdavanje dokumenata na razini cijele tvrtke
• Istovremeno pohranjivanje dokumenta u nekoliko mapa povezivanjem
• Funkcija integriranog izdanja generira i održava potpunu povijest verzije
• Utikač s funkcijom žigosanja za jasnu identifikaciju dokumenata, npr. izdavanja ili opoziva dokumenata
• Dnevno pristupani dokumenti mogu se spremiti na osobnu radnu površinu. Dokumenti su izravno povezani s relevantnim procesom u iqs centru kvalitete, npr. pritužbi ili inicijalno izvješće o uzorkovanju