Document Center

Inteligentno upravljanje: iqs DC zagotavlja, da v vsakem trenutku upravljate z najnovejšo verzijo dokumenta.

Upravljanje vaše dokumentacije

Vsak postopek podjetja generira novo dokumentacijo in bolj kompleksna kot je naloga ali postopek, več podatkov bo ustvarjenih, skupaj z pisno korespondenco, risbami, slikami in videi. Vsi posamezni dokumenti morajo biti smiselno upravljani, arhivirani in prosto dostopni za iskanje po celotnem podjetju. To je natančen postopek, s katerim iqs Document Center (DC) upravlja s svojimi tremi gradniki.

Shranjevanje in izdajanje

Dokumenti se pregledujejo in uvažajo iz Raziskovalca (Explorer) prek povleci in spusti (Drag and drop). Za lažje iskanje dokumentov je mogoče opredeliti kontekst informacij. Vsaka datoteka gre skozi postopek izdaje, kjer so nastavljene vnaprej določene klasifikacije in merila. Zaposleni lahko nato iščejo, si ogledajo ali natisnejo dokumente prek intranetnega pregledovalnika.

Priklic dokumentacije

Shranjene podatkovne datoteke je mogoče zlahka pridobiti z različnimi iskalnimi kriteriji: v drevesni strukturi, po imenu, atributu, kontekstu ali opisu, grafični navigaciji, iskanju po celotnem besedilu in iskanju podobnosti. To zagotavlja, da se nič ne izgubi.

Zaščita in pristnost dokumentacije

Vsi dokumenti, ki jih je mogoče natisniti, se v ozadju samodejno pretvorijo v format PDF. To ohranja izvirne oblike dokumentov in tako izpolnjuje zakonske zahteve za digitalni arhiv. Vsak dokument je edinstven in zato obstaja le enkrat v sistemu za shranjevanje podatkov, vendar pa je dokument, ki povezuje dokumente, mogoče hkrati pridobiti iz različnih map. Če se dokument spremeni, se te spremembe samodejno prikažejo vsem uporabnikom. Ta postopek odpravlja tipične težave v zvezi z različnimi različicami dokumentov, saj bo dokument vedno posodobljen; dostopna je tudi shranjena zgodovino posameznih različic.

Funkcionalnosti

• Trije gradniki za učinkovito upravljanje dokumentov, Intranet pregledovalnik, moduli za shranjevanje in izdajo
• Grafični navigacijski vmesnik podjetja za hiter dostop do dokumentov
• Integriran potek dela omogoča učinkovit postopek sproščanja in informiranja s funkcijo opomnikov za vse vpletene strani
• Samodejno e-poštno sporočilo za vnaprej določene osebe ali podskupine, ki označuje spremembe znotraj mape z dokumenti
• Iskanje podobnih ali sorodnih dokumentov omogoča hiter dostop do različic dokumenta
• Pretvorba dokumentov v PDF-format za shranjevanje; ohranitev izvirne datoteke
• Enostavna obnova dokumentov preko različnih načinov iskanja: drevesna struktura, iskanje naslovov in ključnih besed, iskanje po celotnem besedilu, iskanje objektov, grafična navigacija itd.
• Objavljanje dokumentov v celotni družbi, na različnih lokacijah
• Hkratno shranjevanje dokumenta v več mapah s povezovanjem
• Funkcija integriranega izdajanja generira in ohranja celotno zgodovino različic
• Plug-in s funkcijo žigosanja za jasno identifikacijo dokumentov, npr. za izdajo dokumentov
• Dnevno dostopne dokumente lahko shranite na osebno namizje. Dokumenti so neposredno povezani z ustreznim postopkom v iqs Quality Centru-u, npr. poročilo o prvem vzorčenju